Biała lista VAT w JPK_KR_PD

Czym jest biała lista podatników VAT

To elektroniczny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala sprawdzić m.in. status kontrahenta (czynny, zwolniony, niezarejestrowany, wykreślony) oraz numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do urzędu (dla spółek z KRS, w US, dla JDG, przez CEIDG).

Dlaczego to ważne dla ksiąg i JPK_KR_PD

JPK_KR_PD zawiera kartotekę kontrahentów wraz z ich numerami NIP. To naturalny moment, by zestawić te NIP-y z wykazem VAT i wychwycić podmioty, z którymi rozliczenia mogą być obarczone ryzykiem podatkowym — zanim plik trafi do urzędu i zanim wydatek zostanie ujęty w kosztach.

Sankcje za płatność na rachunek spoza wykazu

Dla transakcji o wartości powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza białej listy powoduje, że:

• wydatku nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w PIT/CIT — i to w całości, a nie tylko w części ponad 15 000 zł;
• nabywca ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości VAT kontrahenta z tej transakcji.

Co sprawdzamy w ramach walidacji

W walidacji JPK_KR_PD weryfikujemy status kontrahentów w wykazie podatników VAT: status inny niż „Czynny" lub brak w wykazie zgłaszamy jako ostrzeżenie, a rozbieżność nazwy podmiotu względem wykazu — jako informację. Dzięki temu wychwytujesz ryzykowne rozliczenia przed wysyłką.

Statusy kontrahenta i co one oznaczają

Wykaz podatników VAT pokazuje kontrahenta w jednym z kilku statusów: czynny, zwolniony, niezarejestrowany albo wykreślony (z odpowiednimi odmianami wynikającymi z przepisów). Dla odliczenia VAT i należytej staranności najważniejsze jest to, czy kontrahent jest podatnikiem czynnym. Status „zwolniony" nie oznacza problemu sam w sobie, ale przy podmiocie, który powinien być czynny, jest sygnałem do wyjaśnienia. Brak NIP-u w wykazie albo status „niezarejestrowany" lub „wykreślony" oznaczają, że rozliczenie z takim kontrahentem niesie realne ryzyko. W naszej walidacji każdy status inny niż czynny trafia do raportu jako ostrzeżenie.

Limit 15 000 zł: jak go liczyć

Przepis o zapłacie na rachunek spoza wykazu dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł. Liczy się wartość transakcji, a nie pojedynczego przelewu, więc podzielenie płatności na kilka mniejszych przelewów nie omija ograniczenia. Znaczenie ma także to, że wykaz jest historyczny: rachunek sprawdza się na dzień zlecenia przelewu, nie na dzień, w którym przeglądasz dokumenty. Dlatego sensowna kontrola po fakcie powinna uwzględniać datę płatności, a nie tylko aktualny stan wykazu. To jedno z ograniczeń kontroli opartej wyłącznie na kartotece kontrahentów z JPK_KR_PD: plik nie zawiera numerów rachunków, więc sprawdzamy status podatnika, a nie to, na jaki rachunek trafiła konkretna płatność.

Co dokładnie sprawdza walidator

Kontrola ma kilka elementów. Dla każdego kontrahenta z poprawnym polskim NIP-em pobieramy z wykazu status, nazwę i REGON. Jeśli status jest inny niż czynny albo NIP nie występuje w wykazie, zgłaszamy ostrzeżenie. Jeśli nazwa z wykazu różni się od nazwy w pliku, zgłaszamy informację. Przy okazji: wykaz zwraca nazwę i REGON, więc w jednym przebiegu zastępuje osobne sprawdzanie w GUS. Kontrola wymaga dostępu do sieci, dlatego działa jako osobny krok, a nie część kontroli offline, i można ją uruchomić na wskazany dzień.

Pomijamy kontrahentów, których numer nie jest polskim NIP-em, w tym osoby fizyczne bez NIP i podmioty zagraniczne. Ich nie ma w polskim wykazie, więc brak byłby fałszywym alarmem. Numery 11-cyfrowe, które mogą być PESEL-ami, obsługuje osobna kontrola, bo to dane osobowe, których w pliku być nie powinno.

Co zrobić z ustaleniem

1. Sprawdź, czy NIP jest poprawny. Literówka w kartotece daje fałszywy alarm. Kontrola sumy kontrolnej NIP (W70) wskazuje takie przypadki z góry.
2. Sprawdź, czy były w ogóle płatności. Kontrahent w kartotece, z którym nie było operacji, nie powinien być w sekcji (kontrola W15). Jeśli go usuniesz, odpada też ustalenie.
3. Jeśli były płatności powyżej 15 000 zł, sprawdź rachunek, na który je zrealizowano, na dzień przelewu. Przy rachunku spoza wykazu rozważ zawiadomienie ZAW-NR w ciągu siedmiu dni od zlecenia przelewu.
4. Zapisz decyzję. Przy kontroli skarbowej liczy się nie tylko to, że sprawdziłeś, ale też to, że masz na to dowód.

W praktyce większość ostrzeżeń dotyczy kontrahentów, którzy w międzyczasie zostali wykreśleni albo zawiesili działalność, i nie oznacza błędu w księgach, tylko potrzebę oceny ryzyka. Całą ścieżkę sprawdzania pliku opisujemy w artykule jak sprawdzić JPK_KR_PD krok po kroku.

FAQ

• Źródła:
• „Biała lista podatników VAT", Biznes.gov.pl — biznes.gov.pl.
• Ustawa o podatku od towarów i usług (wykaz podatników VAT, art. 96b); ustawy o PIT/CIT (koszty), sankcje za rachunek spoza wykazu.